Sanngjarnari fagráðsfundir
Frumgerð byggð á APAP-sanngirnislíkaninu
Formáli
Hvers vegna þessi greinargerð
Ég hef setið í fagráði Tækniþróunarsjóðs (TÞS) í nokkur ár og haft bæði gagn og gaman af starfinu. Fyrst sat ég í fagráði Vaxtar árið 2015. Þá var rýnin tvíblind og fagráðsfundir haldnir á staðnum í höfuðstöðvum Rannís á Laugavegi. Ég kom svo aftur í fagráðið vorið 2023.
Á þessum árum hefur starf fagráðanna breyst töluvert. Umsóknum hefur fjölgað, fundir eru tíðari og lengri og meiri vinna fer í að koma nýjum fagráðsmönnum inn í ferlið. Jafnframt hafa fundirnir færst yfir á rafrænt form. Algengt er að fagráðsmenn yfirgefi fundi þegar umsóknir á þeirra sviði hafa verið afgreiddar, sem gerir skipulag fundanna enn mikilvægara.
Ég hef sjálf fundið fyrir þessari breytingu. Í ljós hefur komið að ég er með óvenju margar umsóknir á minni könnu miðað við marga aðra í fagráðinu. Þótt yfirferð umsókna taki vissulega tíma er stærsti hluti álagsins oft fólginn í fundunum sjálfum: hversu oft þarf að mæta, hversu lengi þeir standa og hversu langan tíma þarf að bíða eftir að eigin umsóknir komi til umræðu.
Þetta hefur orðið til þess að ég velti fyrir mér hvort núverandi fyrirkomulag nýti tíma fagráðsmanna sem best. Satt best að segja gerir þetta mig hikandi við að halda áfram í starfinu. Að mörgu leyti kann ég betur við fyrirkomulag Fræs, þar sem fundir eru stuttir, vel afmarkaðir og haldnir í hádeginu.
Þegar ég hugsa um þetta rifjast upp fyrir mér verkefni sem ég vann að fyrir nokkrum árum, Anesthetist’s Peel Assignment Problem (APAP) (Ingimundardóttir og Rúnarsson 2023). Þar var viðfangsefnið í grunninn einfalt: hver fær að fara fyrstur heim og hvernig má tryggja að það sé sanngjarnt yfir tíma. Niðurstöðurnar voru aldrei birtar vegna skorts á gögnum. Vandamál fagráðsins er að mörgu leyti af sama meiði, en hér eru gögnin til staðar.
Ef álaginu væri dreift með gagnsærri og sanngjarnari hætti, og skýrt væri hvernig sú sanngirni er mæld, tel ég að það gæti bætt upplifun fagráðsmanna og styrkt samband sjóðsins við þá. Slíkt verður sífellt mikilvægara eftir því sem umsóknum fjölgar og álagið vex.
Frumgerð
Þessi greinargerð er frumgerð (e. proof of concept). Hún sýnir, á einni umsóknarlotu af raunverulegum (dulkóðuðum) gögnum, að hægt er að gera fundaskipan sanngjarnari með gagnsæju líkani. Tillaga mín er að TÞS taki verkefnið áfram sem sumarverkefni nemenda með styrk úr Nýsköpunarsjóði námsmanna (NSN): nemendur þróa líkanið og verkfærin áfram og með aðstoð upplýsingatæknideildar sjóðsins yrði það innleitt í kerfi TÞS og tengt innri kerfum sjóðsins fyrir komandi fundi.
Í þessari frumgerð eru bornar saman tvær gagnalindir: núverandi tillaga að fundaskipan í kerfi TÞS og dagskrá funda sem þegar hafa verið haldnir, fengin úr eldri tölvupóstum.
Skipulag fundanna sem eftir eru
Líkanið hefur þegar verið notað á yfirstandandi lotu með raunverulegum forsendum: fundir 1–3 eru haldnir og fundur 4 er næstur og hefur verið auglýstur. Þrjár sviðsmyndir eru bornar saman: í sviðsmynd 1 er fundaskipan starfsmanna Rannís (hvaða umsókn er á hvaða fundi) óbreytt og aðeins röðin bestuð, í sviðsmynd 2 eru fundir 1–4 festir og umsóknum á fundum 5–9 raðað upp á nýtt, og sviðsmynd 3 er „hvað ef“: allar 110 umsóknirnar skipulagðar sanngjarnt frá upphafi lotunnar, til að sjá hver fræðilega besta lausnin gæti verið. Tekið er tillit til fjarvista og tímamarka (seinkoma og brottfarartíma), og þeir sem hafa flestar umsóknir fá hærra mat á kostnaði við að mæta (4 fyrir 22 umsóknir eða fleiri, 3 fyrir 20–21 umsókn, annars 2). Markmiðið er að lágmarka byrði (fundi og bið), svo að þeir sem mæta oftar bíði líka skemur. Í sviðsmynd 2 er mesta byrði 63 en 67 í sviðsmynd 1, og heildarbið 680 biðpunktar á móti 810, án þess að nokkur fagráðsmaður beri meiri byrði en í áætlun starfsmanna. Sviðsmynd 1 var keyrð án fjarvista og forgangs þess sem vill fæsta fundi, svo hún er ekki fullkomlega sambærileg grunnlína. Ef allt hefði verið skipulagt frá upphafi (sviðsmynd 3) væri mesta byrði 60, heildarbið 556 biðpunktar og fundarsetur 111; munurinn á henni og sviðsmynd 2 er mat á því hvað fyrstu fundirnir, sem voru ekki bestaðir, hafa kostað. Hægt er að besta 1. og 2. lesara. Ritstjórahlutverkið er ekki bestað en það er mælt með því. Tvær umsóknir eru enn án ritstjóra og lesara. Greinargerðin er umfangsmikil og best er að kynna hana á fundi.
Fyrirsjáanleiki
Ég þekki ekki núverandi verklag við að raða umsóknum á fundi. Það er hins vegar erfitt að halda mörgum boltum á lofti í einu, sérstaklega ef skipulagið er gert í töflureikni. Á milli funda berast svo tölvupóstar með óskum um að fá að koma seinna eða fara fyrr af fundi, og dagskránni er breytt til að mæta þeim. Með stærðfræðilegu líkani og fjölskiptu markfalli má hins vegar skoða margar sviðsmyndir og leita kerfisbundið að bestu lausninni, fyrir gefnar forsendur. Í stærstu sviðsmyndunum finnur lausnarinn góða lausn innan tímamarka en getur ekki sannað að hún sé sú besta. Líkanið er líka auðvelt að keyra aftur: þegar forsendur breytast, t.d. ef umsókn er frestað, fagráðsmaður kemst ekki á fund eða vanhæfi kemur í ljós eftir á, má endurreikna og hagræða komandi fundum með sama hætti.
Með heildarplani sem er sanngjarnt frá upphafi, og fyrirsjáanlegt fyrir alla, ætti að vera hægt að fækka slíkum tilfærslum. Það myndi spara tíma starfsmanna sjóðsins, bæta upplifun fagráðsmanna og virða tíma allra, ekki aðeins þeirra sem senda póst og óska eftir breytingu sér í hag.
Fagráðið
Fagráðið fundar einu sinni í viku og fer yfir umsóknir eina í einu. Hverri umsókn fylgja þrír fagráðsmenn: ritstjóri og tveir lesarar. Fagráðsmaður má fara af fundi þegar allar umsóknir hans hafa verið teknar fyrir. Það hvernig umsóknum er úthlutað, og í hvaða röð þær eru teknar fyrir, ræður því hversu lengi hver og einn þarf að sitja.
Hlutverk
Undirbúningur fyrir fund er sama vinnan hvert sem hlutverkið er. Hlutverkin eru ólík á fundinum og eftir hann:
| Hlutverk | Á fundinum | Eftir fundinn |
|---|---|---|
| Ritstjóri | Rifjar upp umsóknina og talar mest | Skrifar samantekt á umræðum fagráðsins sem uppbyggilega endurgjöf til umsækjenda (fær hærri greiðslu en lesari) |
| 1. lesari | Talar næstur | Les samantekt ritstjórans og staðfestir að hann sé sammála |
| 2. lesari | Talar síðastur; hefur yfirleitt litlu við að bæta þar sem flest hefur þegar komið fram | Les samantekt ritstjórans og staðfestir að hann sé sammála |
Þrátt fyrir heitið ritstýrir ritstjórinn ekki umsókninni: hlutverk hans er að skrifa samantektina, sem báðir lesarar fara svo yfir og samþykkja. Hvað vinnu varðar er fagráðsmaður því annaðhvort ritstjóri eða lesari, og ritstjórahlutverkið er betur greitt. Hvað orðið á fundinum varðar er röðin ritstjóri, 1. lesari, 2. lesari. Sanngjörn úthlutun gefur öllum fagráðsmönnum svipað rými í umræðunni, ekki aðeins svipaðan fjölda umsókna.
Uppbygging
- 1 Bakgrunnur: APAP-sanngirnislíkanið dregur saman fyrra verkefni um sanngjarna röð svæfingalækna heim (APAP), sem þessi vinna byggir á.
- 2 Gögnin lýsir einni umsóknarlotu af raunverulegum (dulkóðuðum) gögnum og því sem þau sýna um álag, mætingu og greiðslur.
- 3 Hvað er sanngjarnt á fagráðsfundi? setur fram hvað sanngjarnt ætti að þýða fyrir fagráðsfundi: jafnvægi milli þess hversu oft fagráðsmenn þurfa að mæta og hversu lengi þeir þurfa að sitja.
- 4 Líkanið skiptir skipulaginu í þrjú samtengd bestunarverkefni og setur fram líkönin (Gurobi).
- 5 Fundaskipan með gefinni úthlutun bestar fundi og röð með núverandi úthlutun og ber saman við handvirka tillögu starfsmanna.
- 6 Endurúthlutun hlutverka skoðar hvort breyta mætti hver er ritstjóri, svo greiðslur verði sanngjarnari.
- 7 Hvað ef: jöfn úthlutun frá grunni spyr hvað ef: hversu jafnt álagið gæti verið ef allir væru jafnhæfir og lotan skipulögð frá grunni.
- 8 Forsendur og takmarkanir dregur saman forsendur, takmarkanir og næstu skref.
Allt er endurgeranlegt úr kóðasafninu: Python fyrir gagnavinnslu og líkön og R (ggplot2) fyrir töflur og myndir. Raunveruleg nöfn fara aldrei af tölvu höfundar.